Kontrola evidence krok za krokem

Než pošlete podklad k fakturaci dál, projděte Kontrolu dat. Najde všechno, co by vám jinak vyplavalo až u zákazníka — hodiny za nula korun, zapomenuté stopky, práci, kterou nikdo neschválil. Tenhle návod říká, co který nález znamená, jak ho vyřešit a v jakém pořadí.

Chci…	Kde
vědět, kde to najdu a kdo to vidí	Kde Kontrola je
projít měsíc před fakturací	Postup před fakturací
vědět, co znamená konkrétní nález	Řešit hned, Doplnit, K úklidu

Kde Kontrola je

Čas a fakturace → Kontrola dat. Číslo v menu říká, kolik nálezů je otevřených; když je mezi nimi něco naléhavého, je červené.

• Majitel a správce vidí celou firmu.
• Vedoucí vidí jen své lidi a jejich práci — přesně to, co jim schvaluje.

Nálezy jsou ve třech skupinách podle toho, kolik stojí: Řešit hned (přichází se o peníze), Doplnit (čísla budou nepřesná), K úklidu (nic nehoří). U každého je tlačítko, které otevře přesně ty záznamy.

Nic se tu neopravuje samo a nic se nemaže. Nález zmizí, až když je věc v pořádku — není tu tlačítko „skrýt", které by problém jen schovalo.

Naléhavé nálezy chodí prvního v měsíci i v souhrnu za firmu e-mailem, pod větou Co brání fakturovat.

Postup před fakturací

Pořadí není náhodné — každý krok mění čísla, se kterými pracuje ten další.

1. Z terénu se něco nezapsalo — nejdřív dostaňte do výkazů práci, která uvízla v telefonech bez signálu. Jinak ji v dalších krocích nikdo neuvidí.
2. Vadné záznamy času — opravte stopky běžící přes noc a podobné překlepy. Dokud tam jsou, je součet hodin špatně.
3. Bez výkazu za tenhle měsíc — doplňte hodiny lidem, kteří pracovali, ale nic nezapsali. Nejrychleji v Doplnit časy, za celou partu naráz.
4. Lidé bez sazby a Materiál bez ceny — doplňte, jinak se práce a materiál vyfakturují za nula korun.
5. Neschválené hodiny — schvalte. Do podkladu jdou jen schválené.
6. Výstupy → Podklad k fakturaci — zkontrolujte čísla na obrazovce a stáhněte podklad. Dlaždice Hodin bez sazby musí ukazovat nulu.
7. Až je vyfakturováno, Uzavřít období — zamčené hodiny už nikdo nezmění. Viz Uzávěrka období.

Nálezy ze skupin Doplnit a K úklidu fakturaci nebrání. Projděte je, až budete mít chvíli — ale nenechávejte je ležet měsíce, každý z nich o něčem vypovídá.

Řešit hned

Tady se přichází o peníze nebo jdou ven špatná čísla.

Neschválené hodiny

Hodiny čekají, až je někdo odklikne. Bez schválení se do podkladu k fakturaci nedostanou. Tlačítko otevře Výkazy práce s tím, co čeká; schvalovat jde hromadně.

Firma může mít zapnuté tiché schválení — co do určeného počtu dní nikdo nevrátí, schválí se samo. Pak je tenhle nález jen informace ve skupině K úklidu a říká, kolik hodin se ještě schválí samo. Firma, která hodiny neschvaluje vůbec, ho uvidí jen u starých hodin z doby, kdy schvalovala — ty je potřeba schválit ručně, jinak z podkladu vypadnou.

Stopky zastavil systém

Stopky, které nikdo nevypnul a systém je zastavil sám po stropu z Funkce → Stopky. Čas se nezkracuje, takže hodiny nejspíš neodpovídají práci. Ve Výkazech práce mají u hodin značku ⏹ a na kartě úkolu štítek zastavil systém. Nález zmizí, jakmile výkaz někdo opraví (jiné hodiny, začátek nebo konec), nebo ho schválí — tím čas potvrzuje.

Vadné záznamy času

Zápisy, které vypadají jako chyba: nesmyslně dlouhé, stopky běžící přes noc, omylem puštěné na pár vteřin, nebo záznam bez druhu činnosti či objektu. Otevřete je, opravte čas nebo doplňte, co chybí. Víc v návodu Pro vedoucí.

Z terénu se něco nezapsalo

Práce naklepaná v telefonu bez signálu, která po odeslání neprošla pojistkami — třeba měl telefon špatně nastavený čas, nebo úkol mezitím někdo zrušil. Práce se odvedla, ale ve výkazech chybí. Tlačítko Projít otevře seznam: co má známý začátek i konec, zapíšete jedním klepnutím, zbytek ručně. Viz Pro vedoucí.

Lidé bez sazby

Někdo vykazuje čas, ale nemá nastavenou hodinovou sazbu. Jeho hodiny se vyfakturují za nula korun. Sazbu doplňte na jeho kartě; zpětné datum je v pořádku a neschválené hodiny se přepočítají samy. Jak sazbu zvolit, je v návodu Jak nastavit sazby.

Materiál bez ceny

U položky materiálu není vyplněná nákupní ani prodejní cena. V podkladu se objeví za nula korun — firma ho zaplatila, ale nikomu ho nevyúčtuje. Najděte úkol, doplňte cenu podle účtenky (bývá přiložená jako fotka).

Projekty bez majitele

Projekt vede člověk, který už v systému není aktivní. Nemá ho kdo řídit ani na něm schvalovat práci. Otevřete projekt a vyberte nového vedoucího.

Doplnit

Fakturaci to nezastaví, ale čísla budou nepřesná nebo přijdete o varování.

Nález	Co znamená	Co s tím
Bez výkazu za tenhle měsíc	Někdo nemá za měsíc zapsanou ani hodinu. Hlásí se od osmého dne v měsíci, dřív by to platilo skoro o všech.	Zeptejte se ho. Pracoval-li, doplňte čas v Doplnit časy.
Hodiny bez druhu činnosti	U zápisu chybí, o jakou práci šlo.	Doplňte ve Výkazech práce — bez toho se nedá rozlišit práce od režie.
Úkoly bez odhadu hodin	Otevřený úkol nemá odhad.	Doplňte odhad. Jen pak systém upozorní, že práce přerůstá zadání — dokud se s tím dá něco dělat.
Nepřevzaté úkoly	Úkol je zadaný déle než den a řešitel ho ani neotevřel.	Ozvěte se mu. Zadavatel si myslí, že se na tom pracuje.
Úkoly po termínu	Termín je pryč a úkol pořád běží.	Buď ho dotlačte, nebo posuňte termín — ať termíny něco znamenají.
Úkoly čekají na schválení	Hotová práce čeká, až ji nadřízený odklikne.	Schvalte nebo vraťte s důvodem.
Objekty bez jediného úkolu	Objekt v evidenci, na kterém se nic neděje.	Buď se tam opravdu nepracuje, nebo se úkoly vedou mimo systém — pak je tam založte.
Oddělení bez projektu	Lidé z oddělení nemají kam vykazovat.	Založte oddělení projekt.
Lidé bez jediného úkolu	Někdo nemá žádný úkol.	Buď systém nepoužívá, nebo mu nikdo nic nezadal.

K úklidu

Nic nehoří, ale stojí za to se podívat.

• Ještě se nepřihlásili — účet je založený, ale nikdo ho neotevřel. Pošlete pozvánku znovu, nebo účet vypněte; platíte za něj licenci.
• Nepřihlásili se přes měsíc — práci nejspíš evidují jinde.
• Hodiny čekají na schválení — při tichém schválení: kolik hodin se ještě schválí samo.