Šablony pravidelné údržby

Revize hasicích přístrojů jednou za rok, kontrola objektu každý měsíc, sekání každé dva týdny od dubna do října. Taková práce se nemá hlídat v kalendáři ani v hlavě vedoucího. Stačí ji jednou nastavit jako šablonu a systém ji pak zadává sám — ve správný den, správnému člověku, s termínem.

Chci…	Kde
udělat pravidelnou práci z úkolu, který už jednou proběhl	Z hotového úkolu
založit šablonu od začátku	Nová šablona
práci jen v sezóně	Sezóna
vybrat mezi novým úkolem a obnovou	Nový úkol, nebo pořád tentýž
vědět, jestli se ta práce opravdu dělá	Děje se to doopravdy?

Šablony zakládá a upravuje majitel, správce a vedoucí.

Jak to funguje

Každé ráno v 5:30 projde plánovač všechny zapnuté šablony. Které jsou na řadě, z těch zadá úkol — se zadáním, objektem, řešitelem a termínem — a posune datum příštího zadání. Řešitel dostane upozornění jako u každého jiného úkolu a ráno má práci v seznamu, ještě než vyrazí.

Další termín se počítá od plánovaného data, ne ode dne, kdy úkol vznikl. Když plánovač někdy vynechá, řada se tím nerozjede: „každý měsíc od pátého" zůstane pátého.

Z hotového úkolu

Nejčastější cesta. Práce jednou proběhne jako obyčejný úkol a pak někdo řekne „tohle budeme dělat každý rok".

1. Otevřete ten úkol a zvolte Další → Převést na opakovaný úkol.
2. Jak často — denně, týdně, měsíčně, čtvrtletně, ročně.
3. Poprvé — kdy se má zadat poprvé. Nejdřív zítra.
4. Termín za kolik dní od zadání — kolik času na to řešitel bude mít. Prázdné = úkol bez termínu (a bez připomínání).
5. Založit opakování.

Šablona si ze vzoru opíše zadání, objekt, oddělení, prvního řešitele, prioritu a odhad hodin. Vzor sám zůstane, jak byl — změna šablony se ho nikdy nedotkne.

Nová šablona

Úkoly → tlačítko Opakované úkoly nad seznamem → Vytvořit.

• Název šablony — jen pro přehled, třeba Roční revize kotlů.
• Název vzniklého úkolu a Zadání — co uvidí řešitel.
• Projekt / objekt — kde se pracuje. Podle něj se hodiny fakturují.
• Kdo to bude řešit — vyplňte, kdykoli to jde. Bez řešitele vznikne úkol, který nikdo nemá v seznamu, a čeká, až ho někdo přidělí.
• Odhad hodin — systém pak upozorní, když práce v některém kole odhad přeroste.
• Opakování a Po kolikáté — týdně a 2 znamená každý druhý týden. Prázdné opakování = jednorázová šablona: zadá se jednou a vypne se.
• Poprvé vytvořit a Termín splnění (dní od vytvoření).

Chcete hned vidět, co šablona vytvoří? V seznamu šablon je u každé Vytvořit teď — úkol vznikne okamžitě a další termín se posune.

Sezóna

Sekání nemá smysl v prosinci a prohrnování sněhu v červenci. U šablony nastavte Sezóna od a Sezóna do — měsíce, ne data, takže platí každý rok znovu.

• Mimo sezónu se nic nezadává a příští termín skočí rovnou na první den další sezóny. V přehledu pak u šablony stojí třeba příště 1. dubna.
• Rytmus se každou sezónu rozjede od jejího začátku: „každé tři týdny od dubna" sedí každý rok stejně.
• Sezóna může přetéct přes Nový rok — zimní údržba od listopadu do března je v pořádku.

Nový úkol, nebo pořád tentýž

Šablona umí dvě věci a rozdíl se pozná až za rok:

	Pokaždé vytvořit nový úkol	Obnovit pořád tentýž úkol
Co se stane	vznikne další úkol s vlastním číslem	stejný úkol se vrátí do stavu zadáno
Výkazy hodin	každé kolo má vlastní	sčítají se dohromady
Domluva a fotky	každé kolo zvlášť	pořád na jedné kartě
Body kontrolního seznamu	nový úkol je nemá	zůstanou a odškrtnutí se smaže
Hodí se na	všechno, co se fakturuje	obhlídky a kontroly, kde se čas nevykazuje

Výchozí je nový úkol a pro fakturovanou práci je jediná rozumná volba. U obnovování se výkazy ze všech kol slijí na jednom úkolu a v podkladu k fakturaci se pak nedají rozdělit po kolech — to se zpětně nespraví.

Obnovovat dává smysl tam, kde je důležitý kontrolní seznam (body se u nového úkolu ze šablony neopakují) a kde se čas nevykazuje. Do historie úkolu se u každého kola zapíše značka, aby byla vidět hranice.

Děje se to doopravdy?

Seznam šablon, které jsou zapnuté, je jen seznam přání. Jestli se podle nich něco děje, ukazují sloupce:

• Zadáno — kolik úkolů ze šablony vzniklo.
• Splněno — kolik z nich se dotáhlo do konce. Zelená od 80 %, oranžová od 50 %, pod tím červená. Šablona, ze které se plní míň než polovina, si zaslouží otázku, jestli je ta práce reálná, nebo ji jen nikdo nedělá.
• Po termínu (zapíná se v nabídce sloupců) — kolik kol se nestihlo včas.

U obnovovaného úkolu se úspěšnost spočítat nedá — kola nejsou samostatné úkoly — proto je tam pomlčka.

Vypnout, smazat, změnit

• Vypnout (přepínač Šablona je zapnutá) — nic se nezadává, šablona zůstane uložená i se statistikou. Hodí se na přestávku.
• Smazat — přestane vznikat další práce. Už zadané úkoly zůstanou.
• Změna šablony platí od příštího kola. Úkoly, které už vznikly, se nemění.

Podrobnosti o kartě úkolu a o tom, jak se zadává práce, jsou v návodu Pro vedoucí.