Pro správce

Správce spravuje jednu firmu — svoji. Zakládá lidi, projekty a nastavuje, co systém ve firmě smí.

Vzhled systému

Nastavení → Vzhled → Profil. Šest hotových sad barev, tvarů a písma: Moderní, Kámen, Kov, Papír, Dřevo, Rustikální.

Volí se z nich, nemíchají se. Kdyby si každý skládal barvy sám, do týdne by vznikly kombinace, které nejdou přečíst — bílá na světle žluté a podobně. Každý profil je vyzkoušený ve světlém i tmavém režimu.

Změna platí pro celou instanci, ne jen pro toho, kdo ji provedl. Vzhled je věc firmy; kdyby si ho volil každý sám, dva lidé u jednoho stolu by se nedomluvili, kde co je.

Profil se pozná hned: mění se zaoblení rohů, síla stínů i písmo nadpisů, ne jen odstín tlačítek.

Zaměstnanci

Účet zakládá správce a heslo se generuje — nevymýšlí ho nikdo ručně. Nový člověk dostane pozvánku, na které si nastaví vlastní; od té chvíle ho nezná nikdo, ani vy.

Prvotní heslo vidíte v seznamu zaměstnanců jako záložní cestu pro toho, komu pozvánka nedorazila. Jakmile si člověk heslo změní, z systému zmizí.

Ke každému člověku patří:

• Nadřízený — určuje, kdo ho vidí a kdo mu schvaluje práci
• Oddělení — může jich být víc
• Sazba — nákladová a fakturační. Bez sazby se hodina do podkladu započítá jako nula, takže ji má mít každý, kdo vykazuje čas.

Člověka nemažte, deaktivujte ho. Systém upozorní, když je manažerem projektů — jinak by zůstaly bez majitele.

Projekty a objekty

• Projekt = zakázka
• Objekt = nemovitost, o kterou se staráte dlouhodobě

Členy projektu dostane automaticky celé oddělení, pod které patří.

Vlastní práce se nefakturuje. U projektu, který je vaše sídlo nebo vnitřní provoz, vypněte „Práce se fakturuje" — hodiny se pak evidují, ale do podkladu nespadnou.

Klepnutím na oddělení nebo firmu se dostanete na lidi, kterých se týkají.

Vzhled

V Nastavení → Vzhled nahrajete logo a nastavíte název a barvu. Objeví se v hlavičce, na přihlašovací obrazovce i v e-mailech, které vašim lidem chodí.

Rozvržení vybírá tvar loga: čtvercový znak se vedle názvu vejde, široký nápis ne. Kdo má název v logu, zvolí „Jen logo".

Krátký název nechte prázdný, chcete-li plné obchodní jméno.

Vypínače funkcí

Nastavení → Funkce. Vypnutí nikdy nemaže data, jen se to přestane nabízet.

Funkce	Kdy vypnout
Práce v partě	Když má být každý zápis času tvrzením jen o sobě.
Přizvaný vidí svůj čas	Nechte zapnuté. Je to jediná pojistka proti tomu, aby vám někdo zapsal práci, u které jste nebyl.
Úkol z terénu	Když má zadání vznikat vždy u vedoucího.
Hotovo za kolegu	Když má práci potvrdit vždy ten, kdo ji dělal.
Sledování polohy	Ve výchozím stavu vypnuté. Sleduje člověka, ne práci — než to zapnete, řekněte to lidem a řekněte proč.
Odběr do kalendáře	Když nesmí ze systému nic ven bez přihlášení.
Zaměstnance neodhlašovat	Tam, kde se telefony půjčují nebo zůstávají ve vozidle. Na správce se to nevztahuje nikdy.

Úložiště

Fotky, přílohy a hlasovky se počítají do místa, které máte objednané.

Když se k limitu přiblížíte, objeví se nahoře přes celou šířku pruh — od 90 % oranžový, od 100 % červený. Vidí ho jen správce a majitel, tedy ti, kdo s tím můžou něco udělat.

Po vyčerpání se nic nerozbije. Systém běží dál a všechna existující data zůstávají přístupná; jen se nenahraje nic nového — fotka z terénu, příloha v chatu ani hlasovka. Kdo to zkusí, dostane hlášku, ne tichý neúspěch.

Dvě cesty ven:

• Uvolnit místo smazáním starých příloh. Odkaz je rovnou v tom pruhu.
• Připlatit si — napište nám a místo navýšíme.

Když máte zapnuté zmenšování fotek (Nastavení → Funkce), počítá se velikost až po zmenšení. Osmimegová fotka z telefonu tak z objednaného místa ukrojí zlomek.

Uzávěrka období

Až je měsíc odsouhlasený a vyfakturovaný, zamkněte ho. Zamykají se jen schválené výkazy; neschválené zůstanou otevřené, aby se daly dodělat. Odemknout jde, když účtárna najde chybu.

Dvoufázové ověření

Komu se vynutí, rozhodujete u konkrétního člověka. Při ztrátě telefonu ho zrušíte — jinak se dotyčný do systému nedostane vůbec.