Pro vedení

Majitel a jednatel vidí celou firmu — všechny lidi, všechny projekty, všechna čísla. Tahle stránka je o tom, kde ta čísla jsou, co znamenají a čemu z nich věřit.

Chci…	Kde
podklad k fakturaci, výkaz práce, tabulku pro účtárnu	Podklad k fakturaci
zamknout vyfakturovaný měsíc	Uzávěrka období
vědět, co brání fakturovat	Kontrola dat
čísla e-mailem, aniž bych se přihlašoval	Co chodí e-mailem
vědět, jestli se systém opravdu používá	Chodí to vůbec? A čtou to?

Podklad k fakturaci

Čas a fakturace → Výstupy. Za období vyjde, kolik hodin se odpracovalo, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží.

Jak na to

1. Nahoře nastavte Od a Do — výchozí je minulý měsíc.
2. Chcete-li podklad jen pro jednoho zákazníka, projekt, oddělení nebo člověka, vyberte ho v Zúžení výběru. Prázdné = celá firma.
3. Zkontrolujte čísla v části Co je za období k dispozici — ještě než cokoliv stáhnete.
4. Klepněte na soubor, který potřebujete.

Marže je rozdíl mezi tím, co práce firmu stála (nákladová sazba), a tím, co se za ni účtuje (fakturační sazba). Je to číslo, kvůli kterému systém vznikl — bez něj se pozná, že se pracovalo, ale ne jestli se vydělalo. Najdete ji v Podkladu pro fakturaci (PDF).

Do podkladu jdou jen schválené hodiny. Neschválené se přiberou, jen když zaškrtnete Zahrnout i neschválené hodiny. Jsou mezi nimi zapomenuté stopky i překlepy; vyfakturovat je znamená poslat zákazníkovi čísla, která nikdo neviděl.

Sazby musí být vyplněné. Bez nich se hodina počítá jako nula. Kolik takových hodin v období je, ukazuje dlaždice Hodin bez sazby — pokud tam není nula, doplňte sazby dřív, než podklad pošlete dál (viz Jak nastavit sazby, aby seděla marže).

Kdo na marži vidí. Majitel a správce na celou firmu, vedoucí na lidi, které vede — tedy podle stejné hranice, podle které jim schvaluje hodiny. Nákladová sazba je fakticky mzda a nemá být k přečtení napříč firmou. V seznamu zaměstnanců proto zůstane u ostatních ve sloupci sazby pomlčka.

Co zahrnout

Odvedená práce se dělí na tři druhy podle toho, komu se účtuje:

• Fakturace ven — práce pro cizí firmy. Faktura odchází ze skupiny.
• Vnitropodniková přefakturace — práce pro vlastní firmu. Faktura vzniká stejně, jen zůstává uvnitř skupiny. Jestli je firma vlastní, se přepíná u firmy polem Vlastní firma.
• Vlastní režie — práce, která nemá příjemce: vlastní údržba, úklid areálu. Nikomu se nepřeúčtovává.

Výchozí je Vše, co se fakturuje (první dva druhy). Když potřebujete, aby seděl počet hodin s měsíční evidencí, zvolte Všechno včetně vlastní režie — režie se vypíše zvlášť pod čarou a do částky k fakturaci se nezapočítá.

Volba platí pro PDF i pro tabulku a promítne se do názvu staženého souboru, takže si za stejné období můžete stáhnout víc variant a nepřepíšou se.

Co si stáhnout

Soubor	K čemu
Podklad pro fakturaci (PDF)	Komu co vyfakturovat, s hodinami, částkami a marží. Pro vás a pro účtárnu.
Měsíční výkaz práce (PDF)	Hotové a rozpracované úkoly a kolik kdo za období odpracoval.
Podklad do Excelu (XLSX)	Totéž co podklad pro fakturaci, ale jako tabulka, se kterou se dá dál počítat.
Výkaz práce do Excelu (XLSX)	Výkaz práce jako tabulka.
Podklad jako CSV	Holý výpis pro import do jiného programu.

Proč výkaz práce a podklad neukazují stejné číslo

Každý odpovídá na jinou otázku:

• Podklad k fakturaci sčítá hodiny podle dne, kdy se pracovalo. Ve výchozím stavu bere jen schválené a jen to, co se fakturuje — vlastní režie v částce není.
• Výkaz práce vypisuje úkoly: schválené v tom období a ty, které ke konci období hotové nebyly. Hodiny u úkolu i u lidí jsou odpracované v tom období. U úkolu jsou za všechny jeho řešitele dohromady, hodiny člověka jsou všechno, co odpracoval, i mimo úkoly.

Chcete je porovnat? V podkladu přepněte Co zahrnout na Všechno včetně vlastní režie a zapněte Zahrnout i neschválené hodiny. „Odpracováno celkem" pak sedí s hodinami lidí ve výkazu práce se stejným zúžením.

Řazení výkazu práce

Ve výchozím stavu jdou hotové úkoly podle data schválení a rozpracované podle termínu. V poli Řazení výkazu práce se dá přepnout na:

• Podle projektu — úkoly seskupené po projektech, abecedně, s mezisoučtem hodin. Hodí se k porovnání s podkladem k fakturaci, kde jsou hodiny také po projektech.
• Podle pracovníka — seskupené podle řešitelů. Úkol se dvěma řešiteli je ve skupině „Tomáš Král, Martin Novotný", ne dvakrát.
• Podle hodin — úkoly s nejvíc hodinami nahoře.

Řazení platí pro PDF i Excel. V Excelu jsou úkoly ve stejném pořadí, jen bez řádků s mezisoučty, aby fungoval filtr.

Kolik hodin měl jeden člověk na jednom projektu, výkaz práce neřekne — hodiny u úkolu jsou za všechny řešitele a práce bez úkolu v něm není. Rychlejší je tabulka Výkazy práce: vyberte člověka a období a seskupte podle Projektu.

Rozpracované úkoly ke konci období

Rozpracovaný je úkol, který se do konce období neschválil — i když je dnes už hotový. Výkaz za září stažený v říjnu tak ukáže i úkol dodělaný 3. října, se stavem Schváleno až 3. 10. a se zářijovými hodinami. Úkoly založené až po období ve výkazu nejsou.

Když objekt přeřadíte pod jinou firmu

Hodiny, materiál a úkoly objektu jdou s ním — všechno, co ještě není v uzavřeném období. Po uložení vám systém napíše, kolik čeho se přesunulo.

Co je v uzavřeném měsíci, zůstává u firmy, které se vyfakturovalo. Faktura už odešla a čísla v systému se s ní nesmí rozejít.

Proto po vyfakturování měsíc vždycky uzavřete. Neuzavřený měsíc se při přeřazení objektu přepočítá pod novou firmu, i když už jste ho fakturovali.

Výjimku pro jedinou hodinu nastavíte u výkazu v poli Firma. Filtr Firma nesedí s objektem ve Výkazech práce takové hodiny najde.

Export do Excelu

Podklad do Excelu je hotová tabulka, ne holý výpis. Má dva listy:

• Souhrn — komu co vyfakturovat a rekapitulace, dá se rovnou vytisknout.
• Podrobnosti — jeden řádek na výkaz se zapnutým filtrem a zmrazenou hlavičkou. Odsud si účtárna dělá kontingenční tabulky.

Hodiny a částky jsou uložené jako čísla, ne jako text — dá se s nimi rovnou počítat. To je hlavní rozdíl proti CSV, ze kterého si Excel občas udělá z „4,5" datum.

Výkaz práce do Excelu má tři listy: souhrn po lidech, hotové úkoly a rozpracované.

Sloupec Druh (ven / vnitropodnikově / vlastní režie) je v obou exportech, takže si účtárna seřadí a vyřadí, co potřebuje.

CSV zůstává pro případy, kdy soubor čte jiný program než Excel — účetní systém, import někam jinam.

Podklad, který chodí každý měsíc stejně, nemusíte naklikávat. Report Hodiny a marže vám ho pošle e-mailem i s přílohou — viz Pravidelné reporty.

Podklad do účetnictví. Když si firma nastaví propojení s účetnictvím, přibude ve Výstupech oddíl Do účetnictví: soubor, jehož sloupce jsou v pořadí deníku účetního programu, takže se z něj řádky vloží najednou místo přepisování po jednom.

Do něj jde vždycky jen schválená práce fakturovaná ven, ať je na obrazovce nastavené cokoliv. Zaškrtnutí „zahrnout i neschválené hodiny" je pro papír ke kontrole — do účetnictví se neschválené hodiny nedostanou, protože zaúčtovanou hodinu už nikdo neopraví.

Náhled řádků dokladu ukáže, jak soubor vypadá na vašich datech, ještě než ho stáhnete — červeně to, co v něm zůstane prázdné. Rozpad faktury a text řádku se totiž málokdy trefí napoprvé.

Před stažením systém napíše, co by import odmítl, a jmenovitě: „objekt Klíše nemá kód" se dá spravit, „chybí 4 kódy" znamená hledat.

Postup krok za krokem — co udělat poprvé, co každý měsíc a co dělat, když to v deníku nesedí — je v Měsíc co měsíc.

Automatické výstupy

Výstupy → dole Automatické výstupy. Co se má posílat mailem samo, jak často a komu. Nastavuje to správce nebo jednatel — je to rozhodnutí o tom, co z firmy odchází ven na cizí adresu.

Adresy, ne uživatelé. Zapíšete libovolný e-mail: účetní, jednatel, kdokoliv. Přístup do systému se tím nikomu nedává, chodí jen ten e-mail.

U každého výstupu se nastaví jeho parametry — firma, objekt, oddělení, pracovník, co zahrnout, jen schválené hodiny a jestli má přijít příloha v PDF nebo tabulce. Je to totéž zúžení, jaké je na téhle stránce nahoře, takže příloha odpovídá tomu, co byste si stáhli ručně.

Počítá se to vašima očima. U výstupu je napsané, kdo ho založil — podle jeho role a dosahu se určuje, co se do e-mailu dostane. Když ten člověk přijde o právo nebo mu vypnete účet, výstup přestane chodit; odběr nesmí přežít odebrání práv.

Poslat na zkoušku. Měsíční výstup se jinak pozná až za třicet dní. Zkušební odeslání nezapočítá řádný termín, takže o ten měsíc nepřijdete.

Karta firmy

Organizace → Firmy → klepněte na řádek. Otevře se karta zákazníka: všechno, co o něm systém ví, na jedné stránce.

• Rozpracované úkoly a projekty — co pro něj právě běží a na čem.
• Odpracováno a hodiny po měsících — z grafu je vidět, jestli spolupráce roste, nebo usychá.
• Peníze — práce, materiál, náklad a marže. Vidí je jen ten, kdo smí do ekonomiky, a vedoucí jen za lidi, které vede — je to u čísla napsané, aby se nehlásila tržba, ve které chybí půlka firmy.
• Vyúčtování pro zákazníka — jestli odkaz existuje, do kdy platí, kolikrát si ho zákazník otevřel a komu chodí. Viz níže.
• Nevyřízené dotazy — na co se zákazník ptal a nikdo mu neodpověděl. U jednoho úkolu je vidět vždycky jen ten jeden dotaz; teprve tady je poznat, že se ptá potřetí za měsíc.

Kartu otevře každý z firmy, seznam firem ne. Zakládat a mazat firmy smí vedení, ale kdo jezdí k zákazníkovi, má právo vědět, co je to za firmu. Peníze se řídí zvlášť a řadový zaměstnanec je nevidí.

Vyúčtování pro zákazníka

Firmy → karta zákazníka → Odkaz na vyúčtování. Vytvoří se adresa, kterou mu pošlete; otevře se bez přihlašování a uvidí na ní, co se pro něj za měsíc udělalo — po jednotlivých pracích, s hodinami a částkou, včetně přeúčtovaného materiálu. Přepnout se dá rok zpátky.

Co zákazník uvidí a co ne

Uvidí	Neuvidí
Schválenou fakturovatelnou práci	Hodiny čekající na schválení
Hodiny a částku po úkolech	Nákladové sazby, marže
Popisy práce od lidí z terénu	Jména zaměstnanců
Přeúčtovaný materiál	Vlastní režii a nefakturovatelnou práci

Neschválené hodiny se tam schválně nedostanou: ještě se mění. Kdyby zákazník viděl čtyřicet hodin a vy jich pak osm zamítli, vyrobí to spor, který předtím nebyl. U běžícího měsíce je proto napsané, že částka ještě poroste.

Posílání. V tomtéž okně zapnete měsíční rozesílání a zapíšete adresy — účetní, jednatel, správce objektu, kolik potřebujete. Prvního v měsíci pak odejde souhrn za měsíc, který skončil. Čísla zůstávají na stránce, v e-mailu je jen součet a odkaz; kdyby chodila v příloze, po opravě výkazu by měl zákazník v poště zastaralou verzi. Když se za měsíc neudělalo nic, neodejde nic.

Bezpečnost. Odkaz chrání dlouhá náhodná adresa, platí rok a dá se kdykoliv zneplatnit — rozeslaná adresa tím přestane fungovat okamžitě. Na jednu firmu je jeden živý odkaz: vytvořením nového se ten dosavadní ruší. U odkazu je vidět, kolikrát si ho zákazník otevřel — z toho poznáte, jestli ho vůbec čte.

Uzávěrka období

Až je měsíc odsouhlasený a vyfakturovaný, zamkněte ho. Zamčené hodiny už nikdo nezmění ani jim neodebere schválení — čísla na faktuře a v systému se tak nerozejdou. Zůstanou i u firmy, které se vyfakturovaly, když objekt později přeřadíte pod jinou.

Jak na to

1. Ve Výstupech nastavte období, které chcete zamknout.
2. Vpravo nahoře klepněte na červené Uzavřít období.
3. Přečtěte si, kolik výkazů se zamkne, a potvrďte Uzavřít.

Zamykají se jen schválené výkazy. Pokud jsou v období ještě neschválené hodiny, okno na to upozorní i s počtem — do fakturace se nedostanou a zůstanou otevřené, aby se daly dodělat. Nejdřív je projděte ve Výkazech práce.

Když účtárna najde chybu až po fakturaci, Odemknout období je na stejném místě. Dělejte to výjimečně: zákazník už podle těch čísel dostal fakturu.

Uzavírat a odemykat smí majitel a správce systému, ne vedoucí.

Kontrola dat

Čas a fakturace → Kontrola dat. Jedna obrazovka, která odpovídá na otázku „co brání fakturovat" — neschválené hodiny, vadné záznamy času, úkoly bez odhadu nebo po termínu, účty, které nikdo nepoužívá. Nálezy jsou seřazené podle naléhavosti a číslo v menu říká, kolik jich je.

Dřív to byl den ručního proklikávání. Teď to systém hlásí sám. Co který nález znamená, je v návodu Pro vedoucí.

Co chodí e-mailem

Kdy	Co
prvního v měsíci	Souhrn za firmu — hodiny, marže, největší zakázky a co brání fakturovat
prvního v měsíci	Měsíční report vedoucím za jejich tým, s PDF v příloze
průběžně	Upozornění na přerůstající odhad, vrácené úkoly, zmínky — podle toho, co si kdo nastavil

Souhrn vznikl proto, že se do systému nepřihlašujete každý den. Donese čísla, i když se nikdo nepřihlásí.

Chodí to vůbec? A čtou to?

Dvě obrazovky v Správě odpovídají na otázky, které vedení klade nejčastěji:

• Odeslaná upozornění — co komu systém poslal za posledních 90 dní, čím (e-mail, zvoneček, telefon) a u zvonečku i jestli si to člověk přečetl. U e-mailu se přečtení poznat nedá a stránka to říká rovnou — sledovací pixely v e-mailech tenhle systém nepoužívá. Podrobně v Odeslaná upozornění.
• Využití systému — kdo se dlouho nepřihlásil, kdo nemá tento měsíc zapsanou ani hodinu a komu nechodí upozornění do telefonu. Neukazuje, kdo pracuje málo, ale kde se práce eviduje mimo systém. Podrobně ve Využití systému.

Obě stránky vidí jen majitel a správce systému.

Chci být v kopii

Nastavení instance → Funkce → Kopie e-mailů o úkolech. Vyberete jednoho člověka (typicky sebe) a ten dostane kopii všech e-mailů o úkolech.

Je to kopie, ne skrytá kopie: zaměstnanec v hlavičce e-mailu uvidí, že tatáž zpráva šla i vám. To je záměr — má o tom vědět. Skrytá kopie by z toho udělala sledování za zády a to je něco jiného.

Chci, aby to všichni dostávali

Nastavení instance → Funkce → Vynucené reporty. Vyberete report a jak často má chodit; dostanou ho všichni, kdo na něj mají právo, a nevypnou si ho — v Mých reportech ho uvidí zamčený i s vysvětlením, že jim ho nastavila firma.

Typické nastavení: Moje úkoly, jednou týdně v neděli. Každý pak před novým týdnem dostane seznam toho, co ho čeká, seřazený podle priority a termínu.

Vnucujte co nejmíň. E-mail, který si nikdo nevyžádal, se po pár týdnech přestane otvírat — a s ním i ten, co má smysl.

Nemusíte zadávat všechno sám

Zavoláte vedoucímu, ten úkol zapíše a jako zadavatele uvede vás. Úkol pak drží vás: přijde vám potvrzení, chodí vám hlášení o průběhu a schvalujete ho vy. Že u toho seděl vedoucí, se neztratí — na kartě je pod vaším jménem řádek zapsal … a je to napsané i v potvrzení, které vám přijde.

Nemusíte tedy sedět u formuláře, aby v systému stálo, že tu práci zadáváte vy. Zadavatele jde stejným způsobem přepsat i u úkolu, který už existuje. Jak to vypadá ve formuláři, je v Zadání za někoho jiného.

Na co se ptát

„Kolik nám visí neschválených hodin?" → Kontrola dat. Dokud nejsou schválené, nejsou na faktuře.

„Vyděláváme na téhle zakázce?" → Karta projektu (klepnutím na jeho název kdekoliv v systému): vpravo je, co práce stála, co se vyfakturovalo a jaká je marže.

„Co se za rok udělalo na tomhle objektu?" → Karta objektu: úkoly, hodiny po měsících, materiál, fotky v čase.

„Dělá se vůbec?" → Kdo pracuje. Nejužitečnější je poslední skupina — kdo dnes vůbec nezačal.

„Používají to lidi?" → Využití systému.

Čemu věřit a čemu ne

Systém je přesný přesně tak, jak přesně do něj lidé zapisují. Proto:

• hodiny doplněné zpětně jsou označené a je u nich vidět, kdo je zapsal
• vadné záznamy systém označí, ale nerozhoduje o nich — to je na vedoucím
• zamčené období už nikdo nepřepíše, takže co jste vyfakturovali, to v systému zůstane
• dovolené a nemocenské tu nejsou. Na to máte docházkový systém; dvě evidence by se rozešly a od té chvíle by se nedalo věřit ani jedné. Měsíc v taflow proto ukazuje odpracovaný čas, ne docházku.