Úkoly · odpracovaný čas · podklad k fakturaci
Prodáváte práci svých lidí.
Víte jistě, že je celá na faktuře?
Úkolník hlídá tři věci, na kterých firmám nejčastěji utíkají peníze: kdo co dělal, kolik to trvalo a jestli se to dostalo do fakturace. Postavený pro firmy, jejichž lidé pracují venku — ne u počítače.
Posekat zahradu — Klíše
Vyskladnit závoz
Odvoz dřeva — Chabařovice
Takhle vypadá pracovní režim na telefonu.
Proč
Tohle se ve firmách děje pořád dokola
Hodiny, které nikdo neodsouhlasil
Práce je hotová, čas zapsaný — a pak leží měsíc bez povšimnutí. Než se na to přijde, zákazník už fakturu za to období dostal.
Zadání, které se cestou změnilo
Zadavatel řekl jedno, u předání se ukáže druhé. Bez záznamu se nedá dohledat, kdo a kdy to přepsal.
Nadřízený, který nevidí do práce
Vedoucí ví o práci jen to, co mu kdo řekne. Zeptat se musí telefonem a odpověď si zapsat na papír.
Každá z těch věcí zvlášť vypadá jako maličkost. Dohromady z nich je nedůvěra ve vlastní čísla — a to je drahé.
Co to umí
Co s tím Úkolník dělá
Nadřízený vidí práci svých lidí
Lidé mají v systému nadřízené. Kdo je nad vámi, vidí vaši práci — i když s vámi zrovna není na společné zakázce. Nemusí se to nastavovat u každého úkolu zvlášť.
Zadání nikdo nepřepíše
Kdo úkol řeší, může měnit průběh, ne zadání. Termín, rozsah a popis mění jen zadavatel a jeho nadřízený. U každého úkolu je historie i s tím, co bylo předtím, a smazané se neztrácí.
Hotovo neznamená uzavřeno
Řešitel odklikne hotovo a úkol jde zadavateli ke schválení. Ten potvrdí, nebo vrátí s důvodem, co dodělat. Nic se neuzavře samo.
Marže, ne jen odpracované hodiny
Každý člověk má sazbu nákladovou i fakturační. U zakázky tak vidíte nejen kolik stála, ale kolik na ní zbylo. Sazby se zmrazí k datu práce, takže se starší podklady zpětně nemění.
Systém sám hlásí, kde evidence nesedí
Neschválené hodiny a jejich cena, směna přes dvanáct hodin, dvouminutový záznam, zakázka bez jediného úkolu. Kontrola běží pořád a rovnou říká, co to znamená pro fakturaci.
Úkol, který přerůstá zadání
Když se na úkolu naodpracuje víc, než se čekalo, dozví se to zadavatel týž den — ne až při sestavování faktury, kdy se s tím nedá nic dělat.
Jak to funguje
Cesta jedné zakázky, od zadání k faktuře
Pět kroků. U každého je napsané, co se v něm obvykle ztratí — protože právě tam systém zasahuje.
-
1
Zadání
Vedoucí zadá úkol: co, kde, do kdy a kolik to má zabrat. Buď jmenovitě, nebo celému oddělení.
Bez odhadu hodin se pak nedá poznat, že práce přerostla.
-
2
Rozdělení
Lidé si volný úkol berou sami. Kdo si ho vezme, ostatní to vidí — nevyjedou na totéž dva.
Tady vznikají promarněné cesty.
-
3
Práce v terénu
Stopky jedním klepnutím, fotka z místa, poznámka pro zadavatele. Na jedné zakázce může být celá parta.
Co se nezapíše na místě, to se večer nedopočítá.
-
4
Schválení
Řešitel odklikne hotovo, zadavatel potvrdí nebo vrátí s důvodem. Nic se neuzavře samo.
Neodsouhlasené hodiny leží měsíc a pak už je pozdě.
-
5
Podklad k fakturaci
Uzávěrka měsíce: hodiny, materiál, sazby a marže na jednom místě. Co je v podkladu, to se už potichu nemění.
Tady se ukáže všechno, co se předtím zanedbalo.
Posekat zahradu — Klíše
SchválenoOdhad 16 h · odpracováno 18,5 h
Přerostlo odhad. Zadavatel se to dozvěděl v den, kdy se hranice překročila — ne až u faktury.
Čísla
Ne kolik jsme odpracovali. Kolik nám z toho zbylo.
Odpracované hodiny umí spočítat každý. Otázka, na které záleží, zní jinak: vydělala ta zakázka, nebo jsme na ni doplatili?
- Dvě sazby u každého člověka Nákladová říká, co nás jeho hodina stojí. Fakturační, za kolik ji prodáváme. Rozdíl je marže — a ta je vidět u každého úkolu i u celé zakázky.
- Sazby zmrazené k datu práce Když se ceník v květnu změní, lednové podklady zůstanou takové, jaké byly. Zpětně přepočítaná historie je nejrychlejší způsob, jak přijít o důvěru ve vlastní čísla.
- Uzávěrka, po které se nehýbe Co je jednou v podkladu k fakturaci, to se už nedá potichu upravit. Oprava jde, ale je po ní stopa.
Pro vedení
Systém, který sám řekne, že se nepoužívá
Nejdražší způsob, jak přijít o peníze, není špatný systém. Je to systém, o kterém si myslíte, že funguje — a přitom se půlka práce dál domlouvá telefonem.
Poznat se to dá až u fakturace, kdy čísla nesedí a nikdo neví proč. Proto se Úkolník ptá sám: kdo se dva týdny nepřihlásil, kdo tenhle měsíc nevykázal ani hodinu a které zadané úkoly řešitel vůbec neotevřel.
- Kontrola evidence běží pořád Ne report, který si někdo jednou za čas vyžádá. Nálezy se počítají při každém otevření a u každého je napsané, co znamená pro fakturaci.
- Vidíte, kdo úkol ještě ani neotevřel Jako přečtení zprávy, jen u úkolu. Mlčení už neznamená obojí.
Využití systému
za posledních 14 dníKontrola evidence
4 nálezyDo faktury se nedostanou, dokud je někdo nepotvrdí.
Zadavatel si myslí, že se na tom pracuje. Nepracuje.
Do podkladu k fakturaci se nedostanou.
Pro koho
Co z toho má kdo
Systém platí majitel, ale používá ho i ten, kdo o něj nestál. Když nesedí jemu, nebude z něj mít nic ani vedení.
- Ráno vidí, co má dnes udělat — bez telefonátů.
- Stopky jedním klepnutím, ne formulář o osmi polích.
- Fotku a poznámku pošle z místa, ne večer z paměti.
- Nikdo mu zpětně nepřepíše, co měl zadané.
- Vidí práci svých lidí, i mimo společné zakázky.
- Ví, kdo právě pracuje a kdo dnes ještě nezačal.
- Schvaluje z telefonu, nebo vrací s důvodem.
- Dozví se týž den, že úkol přerůstá odhad.
- Marže u každé zakázky, ne jen odpracované hodiny.
- Podklad k fakturaci bez dohledávání a dopisování.
- Systém sám hlásí, kde evidence nesedí.
- Historie, ve které je vidět, kdo co kdy změnil.
Kdo právě pracuje
stránka se sama obnovujeA pod tím ti, kdo dnes skončili — a hlavně ti, kdo dnes vůbec nezačali. Ta poslední skupina obvykle znamená zapomenuté stopky.
Pro terén
Postavené pro lidi, kteří nesedí u počítače
Většina systémů na řízení práce počítá s kanceláří. Tenhle ne. Člověk v terénu má vlastní obrazovku: velká tlačítka, žádné menu, ovládá se palcem a v rukavicích.
Stopky jedním klepnutím
Klepnutí spustí čas, další ho zastaví a zapíše hodiny.
Pauza na oběd
Přestávka se nefakturuje, ale z jedné práce kvůli ní nevzniknou dva záznamy.
Fotka rovnou z místa
Fotodokumentace vzniká tam, kde se pracuje, ne večer z paměti.
Práce pro celou partu
Na jedné zakázce dělají tři, stopky pustí jeden — čas se zapíše všem.
Nainstaluje se na plochu telefonu jako aplikace. Nic se nestahuje z obchodu, stačí prohlížeč.
Data a soukromí
Vaše čísla zůstávají vaše
Do systému jde evidence práce a hodinové sazby lidí. To není nic, co by se svěřovalo jen tak — proto o tom mluvíme dřív, než se zeptáte.
Každá firma sama pro sebe
Data jedné firmy nejsou dosažitelná z druhé — nedrží to nastavení, které se dá překliknout, ale filtr zapečený do každého dotazu v systému. Hlídají to testy, které nasazení zastaví, kdyby ho někdo obešel.
Kdo vidí na koho
Vedoucí vidí práci svých lidí. Řadový zaměstnanec vidí svoji a to, co se řeší v jeho oddělení. Mzdové sazby a marže vidí jen ten, kdo má přístup k ekonomice — a to není každý vedoucí.
Nic se neztrácí a nic nemizí potichu
U každého úkolu je historie: kdo změnil termín, rozsah nebo popis, kdy a co tam bylo předtím. Smazané končí v koši, ne v nenávratnu. Co je jednou v podkladu k fakturaci, to se už nedá tiše upravit.
Citlivé funkce si zapínáte sami
Sledování polohy je od začátku vypnuté a zapnout si ho může jen správce vaší firmy — ne my. Totéž platí pro zapisování času za kolegy nebo odběr termínů do kalendáře. U každého přepínače je napsané, kdy ho zapnout a kdy raději ne.
Co nedělá
Co Úkolník nedělá
Nesnaží se být systém na všechno. Nevystavuje faktury, nevede účetnictví, nenahrazuje docházku ani sklad — na to máte jiné nástroje a dělají to líp.
Připraví podklad k fakturaci: kolik hodin, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží. Fakturu z něj vystaví váš účetní systém.
Proč to považujeme za přednost
Systém, který umí všechno, se špatně učí a ještě hůř používá. Lidé v terénu ho po měsíci obejdou a firma je zpátky u papírů a telefonátů.
Úkolník dělá pár věcí a dělá je tak, aby je používali i ti, kdo si systém nepřáli.
Otázky
Na co se ptají nejčastěji
Musí to používat úplně všichni?
Prakticky ano, jinak čísla nesedí — a systém, kterému se nevěří, nikdo neotevře. Právě proto je pracovní režim tak holý: člověk v terénu se v něm nemá co učit. Pár klepnutí denně, žádné menu, žádné formuláře.
Co když někdo nemá signál?
Zatím se musí být online. Je to nejčastější otázka a nejpoctivější odpověď zní, že práce bez signálu je největší kus práce, který nás ještě čeká, a slíbit ho na konkrétní datum nechceme. Dokud nebude, platí, že se stopky přepnou až tam, kde signál je — čas se dá dopsat i zpětně.
Jak dlouho trvá, než to začne fungovat?
Nasazení je otázka odpoledne. Co zabere víc času, jsou dvě věci na vaší straně: doplnit hodinové sazby lidí a začít u úkolů psát odhad hodin. Bez sazeb systém neumí marži, bez odhadů neupozorní na přerůstající zakázku.
Nahradí nám to účetní systém?
Ne a nesnaží se o to. Připraví podklad — kolik hodin, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží. Fakturu z něj vystaví ten systém, který na to máte. Stejně tak nenahrazuje docházku ani sklad.
Musíme kvůli tomu něco instalovat?
Ne. Běží to v prohlížeči. Na telefonu se dá přidat na plochu a chová se pak jako aplikace — nic se nestahuje z obchodu a nic se neaktualizuje ručně.
Co se stane s daty, když skončíme?
Jsou vaše. Podklady k fakturaci a měsíční výkazy si stáhnete kdykoliv sami v PDF. Kompletní vydání dat je otázka domluvy a nic za něj nechceme — systém, který si data drží jako rukojmí, byste si stejně neměli pořizovat.
Máte přístup? Přihlaste se.
Stačí e-mail a heslo. Systém sám pozná, do které firmy patříte.
Přihlásit se